GeBüV & DSGVO - geprüfte Archivierung!
FÜR UNSERE ANWENDER EIN GUTES GEFÜHL
Die Softwarebescheinigung nach IDW PS 880 Prüfstandard für GeBüV und DSGVO bestärkt unsere Kunden in ihrem Vertrauen, dass unser Produkt den Anforderungen und Erwartungen an eine Archivierungslösung entspricht.
KRITERIEN FÜR EINE GESETZESKONFORME AUFBEWAHRUNG
Von Rechtswegen ergeben sich verschiedene Kriterien, die man für eine rechtskonforme Archivierung beachten muss. Folgende Anforderungen gibt es:
Integrität: Die Unversehrtheit und Echtheit der Dokumente und Unterlagen muss sichergestellt werden. Änderungen können nicht vorgenommen werden, ohne dass dies erkennbar wird. Das kann gerade bei elektronischer Archivierung auch die Auswahl der verwendeten Hardware beeinflussen. Zur Sicherstellung der Integrität muss dies ausserdem regelmässig geprüft werden (Art. 3, 9 & 10 GeBüV).
Verfahrensdokumentation: Prozesse, Systeme und Software, die bei der Archivierung angewendet werden, müssen verfahrensseitig dokumentiert werden. Ziel ist, die Rechtmässigkeit der eingesetzten Verfahren nachvollziehen zu können (Artikel 4 GeBüV).
Sorgfaltspflicht: Dokumente müssen sorgfältig, geordnet aufbewahrt werden. Ebenso müssen diese vor äusseren schädlichen Einflüssen geschützt werden (Artikel 5 GeBüV).
Verfügbarkeit: Die Unterlagen müssen verfügbar sein, d.h. das Wiederherstellen oder Wiederfinden ist möglich und die Dokumente werden vollständig, und inhaltsgleich wiedergegeben. Jederzeit müssen Dokumente ohne Hilfsmittel lesbar gemacht werden können (Art. 6 GeBüV).
Organisation: Es muss erkennbar sein, ob es sich um aktuelle oder archivierte Informationen handelt. Ein Zugriff auf Informationen muss innerhalb angemessener Zeit gewährleistet werden, gleichzeitig müssen Zugriffe ebenfalls dokumentiert werden (Art. 7 & 8 GeBüV).
Diese Regeln gelten grundsätzlich für alle Archive, sowohl Papier-Archive als auch elektronische Lösungen.